01 Veri Sorumlusu
Kimlik ve iletişim bilgileri
Uluslararası Bilimsel Araştırmalar Kongresi internet sitesi, üye paneli ve bağlı hizmetler (“Platform”) aracılığıyla işlenen kişisel verileriniz bakımından veri sorumlusu aşağıda belirtilmiştir.
- E-posta: ibad2027viyana@gmail.com
- Telefon: —
- Adres: —
02 İşlenen Kişisel Veriler
Platformda işlenen veri kategorileri ve kaynakları
| Kategori | Veriler | Kaynak |
|---|---|---|
| Kimlik | Ad, soyad; Türk vatandaşları için kongre ayarlarında istendiğinde T.C. kimlik numarası | Üyelik ve profil formu |
| İletişim | E-posta adresi, telefon numarası, ülke | Üyelik ve profil formu |
| Mesleki ve akademik | Akademik unvan, kurum, bölüm; isteğe bağlı kısa özgeçmiş ve profil fotoğrafı | Profil formu |
| Kongre kaydı | Kayıt tipi, dernek üyeliği beyanı, seçilen atölye ve etkinlikler, kayıt numarası, yaka kartı ve katılım belgesi bilgileri | Kayıt modülü |
| Finans | Ödeme tutarı ve durumu, ödeme kuruluşunun işlem referansı, havale/EFT dekontu, fatura bilgileri | Ödeme modülü, ödeme kuruluşu |
| Bildiri | Bildiri başlığı, özeti ve tam metni; yazarların adı, unvanı, kurumu ve e-posta adresi; hakem değerlendirmeleri ve kurul kararları | Bildiri modülü |
| Talep ve iletişim | Destek talepleri, iletişim formu mesajları, size gönderilen e-posta ve SMS kayıtları | Destek ve iletişim modülleri |
| İşlem güvenliği | IP adresi, tarayıcı bilgisi, giriş ve işlem kayıtları; yasal metin onaylarının tarih ve IP kaydı | Otomatik |
Not: Platformda özel nitelikli kişisel veri (sağlık, din, etnik köken vb.) istenmez; lütfen bu tür verileri bildiri, mesaj veya dosyalarda paylaşmayınız. Kart bilgileriniz Platforma girilmez ve Platformda saklanmaz; kartla ödeme, lisanslı ödeme kuruluşunun güvenli ödeme sayfasında yapılır.
03 İşleme Amaçları ve Hukuki Sebepler
Verileriniz hangi amaçla ve hangi hukuki sebebe dayanılarak işlenir (KVKK m.5/2)
| Amaç | Hukuki sebep |
|---|---|
| Üyelik hesabının açılması, yönetimi ve kimlik doğrulama | (c) Sözleşmenin kurulması ve ifası |
| Kongre kaydı, ücretin hesaplanması, yaka kartı ve katılım belgesi düzenlenmesi | (c) Sözleşmenin ifası |
| Ödeme tahsilatı, iade, faturalandırma ve muhasebe kayıtları | (c) Sözleşmenin ifası; (ç) Hukuki yükümlülük |
| Bildiri gönderimi, hakem değerlendirmesi, bilim kurulu süreçleri ve kabul yazıları | (c) Sözleşmenin ifası |
| Kabul edilen bildirilerin kongre programında, bildiri kitabında ve geçmiş kongreler arşivinde yayımlanması | (c) Sözleşmenin ifası; (f) Meşru menfaat (akademik kaydın korunması) |
| Kongreye ilişkin bilgilendirme, duyuru ve hatırlatma e-postaları ile SMS’ler | (c) Sözleşmenin ifası; (f) Meşru menfaat |
| Destek taleplerinin ve başvuruların yanıtlanması | (c) Sözleşmenin ifası; (f) Meşru menfaat |
| Bilgi güvenliği, kötüye kullanımın önlenmesi ve olası uyuşmazlıklarda delil | (ç) Hukuki yükümlülük; (e) Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması; (f) Meşru menfaat |
| Kimliğinizi belirlemeyen, toplulaştırılmış ziyaretçi istatistikleri | (f) Meşru menfaat |
Toplu duyuru e-postalarının her birinde yer alan bağlantıyla, bu e-postaları almayı dilediğiniz zaman durdurabilirsiniz. Kaydınız ve bildirinizle ilgili zorunlu bilgilendirmeler bundan etkilenmez.
04 Kişisel Verilerin Aktarılması
Alıcı grupları ve aktarım amaçları
- Bilim kurulu üyeleri ve hakemler: bildirilerin değerlendirilmesi ve programın hazırlanması amacıyla, görevlerinin gerektirdiği ölçüde;
- Ödeme kuruluşları ve bankalar: ödeme tahsilatı ve iade işlemleri amacıyla;
- Barındırma, e-posta ve SMS hizmeti sağlayıcıları: Platformun çalışması ve bildirimlerin iletilmesi amacıyla; bu tedarikçiler verileri yalnızca veri sorumlusunun talimatıyla işler;
- Yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile yargı mercileri: hukuki yükümlülük kapsamında ve talep hâlinde.
Kabul edilen bildirilere ait yazar adı, unvanı, kurumu ve bildiri bilgileri; kongre programında, bildiri kitabında ve geçmiş kongreler arşivinde herkese açık olarak yayımlanır. Bildiri kitabında ayrıca sunan yazarın e-posta adresi iletişim bilgisi olarak yer alır.
05 Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi
Kişisel verileriniz elektronik ortamda; üyelik, profil, kongre kaydı, bildiri, destek ve iletişim formları aracılığıyla doğrudan sizden, ödeme bilgileri ödeme kuruluşlarından, işlem güvenliği verileri ise Platformun kullanımı sırasında otomatik yollarla toplanır. Bir bildiriye yazar olarak eklendiyseniz bilgileriniz, bildiriyi gönderen yazar tarafından iletilmiştir. Önceki kongre dönemlerinde başka sistemlerde oluşturulmuş üyelik, kayıt ve bildiri kayıtlarınız, hizmetin ve akademik arşivin sürekliliği amacıyla Platforma aktarılmış olabilir.
06 Saklama Süreleri
Verileriniz ne kadar süre saklanır
| Veri | Süre |
|---|---|
| Üyelik hesabı ve profil bilgileri | Hesabınız açık olduğu sürece; hesap kapatma talebinizin ardından, aşağıdaki yasal saklama süreleri saklı kalmak kaydıyla silinir veya anonim hâle getirilir. |
| Kayıt, ödeme ve fatura kayıtları | Vergi ve ticaret mevzuatında öngörülen süreler boyunca (213 sayılı Vergi Usul Kanunu ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu uyarınca 5 ila 10 yıl). |
| Kabul edilerek yayımlanan bildiriler | Akademik kaydın bütünlüğü için arşivde süresiz olarak tutulur. |
| Kabul edilmeyen bildiriler | Değerlendirme süreci ve olası itirazlar için gerekli süre boyunca; talebiniz üzerine silinir. |
| Talep, iletişim ve işlem güvenliği kayıtları | İşleme amacının gerektirdiği süre ve kanuni zamanaşımı süreleri boyunca. |
| Ziyaretçi istatistikleri | 90 gün (kimliğinizi belirlemeyen, toplulaştırılmış veri). |
Saklama süresi sona eren veriler, Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik uyarınca silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.
07 İlgili Kişi Olarak Haklarınız
KVKK m.11 uyarınca veri sorumlusuna başvurarak şunları talep edebilirsiniz
08 Başvuru Yöntemi
Taleplerinizi nasıl iletebilirsiniz
Taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e uygun olarak; Platformda kayıtlı e-posta adresinizden ibad2027viyana@gmail.com adresine e-posta göndererek veya yukarıdaki adrese yazılı olarak iletebilirsiniz. Başvurunuzda ad, soyad, Türk vatandaşları için T.C. kimlik numarası (yabancılar için uyruk ve pasaport numarası), tebligata esas adres veya e-posta adresi ile talep konusunun yer alması gerekir.
Başvurunuz, talebin niteliğine göre en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır; işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kişisel Verileri Koruma Kurulunca belirlenen tarife uygulanabilir. Başvurunuzun reddedilmesi, verilen cevabı yetersiz bulmanız veya süresinde cevap verilmemesi hâlinde; cevabı öğrendiğiniz tarihten itibaren 30 gün ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren 60 gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyette bulunabilirsiniz.